UC Sint-Jozef rationaliseert succesvol haar printerpark
Printkosten worden op 2 jaar tijd met de helft teruggedrongen
We printen meer dan ooit tevoren en daardoor zijn we verder dan ooit verwijderd van een “paperless office”. Ook in de zorgsector lijkt kostenbeheersing op dat vlak dan ook een utopie, maar mits een efficiënt plan van aanpak kan er flink wat bespaard worden. Luc Vermeulen, IT-manager bij UC Sint-Jozef, licht ons in over hoe zij deze problematiek benaderden.
Het universitair centrum Sint-Jozef, verbonden aan het UZ Gasthuisberg van Leuven, is gespecialiseerd in de behandeling van anorexia, boulemie, verslaving en andere psychische aandoeningen. De campus in Kortenberg heeft momenteel 460 bedden beschikbaar en stelt zo’n 520 mensen te werk. De afgelopen jaren werd er fors geïnvesteerd in de uitbouw van de IT-infrastructuur met als voornaamste doel de patiëntenadministratie verder te automatiseren.
Luc Vermeulen: “Onze administratieve dienst buiten beschouwing gelaten, beschikken wij helaas niet over een netwerk voor onze printbehoeften. Enerzijds door de geografisch verspreide ligging van de verschillende afdelingen en anderzijds door het uiterst vertrouwelijke karakter van de afgedrukte documenten. Bovendien is het niet aangewezen een patiënt alleen in een bureau achter te laten terwijl de dokter of verpleegkundige een document gaat ophalen aan een centrale printer. Vandaar onze noodzaak om op ons totale aantal van ongeveer 350 pc’s een 300-tal lokale printers te installeren.”
Onverantwoord hoge kosten
De beslissing uit het verleden om inktjetprinters te installeren had echter enorme budgettaire implicaties. Niet zozeer de aankoop van de toestellen zelf zorgde voor de spreekwoordelijke streep door de rekening. Het waren voornamelijk de kosten van de inktpatronen die al snel niet meer te verantwoorden vielen, in het bijzonder dan de patronen voor de kleurenprinters. Net door het ontbreken van een netwerk was er immers geen enkele controle mogelijk over de aard en hoeveelheid van de afgedrukte documenten.
“Na een grondige marktstudie, hebben we toen instinctief besloten om de bestaande inktjetprinters te vervangen door laserprinters”, gaat Luc Vermeulen verder. “Hoewel duurder in aankoop hebben laserprinters een veel lagere kost per pagina. Ook de kleurenmachines werden weggehaald en enkel nog centraal opgesteld. Even hebben we er zelfs aan gedacht om ook het aantal printers te verminderen door enkel nog de verpleegkundigen met een printer uit te rusten, maar dat bleek uiteindelijk operationeel helemaal geen optie te zijn.”
Een ander groot succes voor het terugdringen van de afdrukkosten werd geboekt in de keuken. Daar worden elke dag ongeveer 200 dieetmaaltijden bereid die voorzien worden van wateroplosbare etiketten. Die etiketten worden automatisch verwijderd in de vaatwasmachine. Door ingebruikname van deze nieuwe printtechnologie werd een heleboel tijd en geld uitgespaard.
Return on investment
De uiteindelijke keuze voor de nieuwe printeraankopen viel op Lexmark. Luc Vermeulen: “Voordien werden toestellen van grotere merken ingezet, maar op aanraden van onze vaste IT-leverancier, kozen we uiteindelijk voor de kleinere lasertoestellen van Lexmark die precies aan onze noden konden voldoen. Onze leverancier had ook duidelijke onderhoudsafspraken met deze fabrikant. De verhouding tussen prijs en kwaliteit bij deze beslissing was fundamenteel om ons budget in evenwicht te houden. Er wordt namelijk geen enkele compensatie voor IT- diensten verrekend in de ligdagprijzen van de patiënten, waardoor we gebonden zijn aan een heel strikt budget. Voor de grotere centrale kleurencopiers waarop tevens kan afgedrukt worden, zijn we in zee gegaan met Konica-Minolta. Slechts enkele mensen kunnen echter van deze machines gebruik maken, omdat kleurenafdrukken door hun kostprijs per definitie uit den boze zijn.”
Door de verschillende operationele ingrepen daalden de verbruikskosten voor de printers drastisch bij het UC Sint-Jozef: van jaarlijks 37.000 naar 15.000 euro. Hierdoor werden de nieuwe investeringen op minder dan 2 jaar terugverdiend.
www.uc-kortenberg.be
www.lexmark.be
www.konicaminolta.be
Hieronder vind je het originele artikel zoals het verscheen in CxO Magazine van oktober 2006. Je kan het ook als pdf document downloaden (86 KB).